根據日本出國勞務《出入國管理及難民認定法》（簡稱《入國法》）等規定，日本接收外國研修生主要包括政府接收和民間企業接收，二者有本質的區別。政府接收的研修生屬純研修，其性質是業務交流或業務學習，人員一般為國家公務員，期限較短，有的甚至只有1周，長也不過半年左右；企業接收研修生主要有兩種方式，一種是通過合資企業或貿易伙伴接收；另一種是通過商工會所等團體接收。大企業一般采取***種做法，數量不多。大量沒有海外交易關系的中小企業一般采取第二種做法，這也是目前中日研修生合作的主要方式。

根據日本《入國法》規定，日本出國勞務中小企業研修人員的接受單位主要由兩方面構成，一是日本企業的行業組織，如商會或由若干中小企業組成的協力組合等（簡稱一級接收單位），二是用工企業（簡稱二級接收單位）。日本《入國法》規定，二級接收單位要引進研修生，必須向自己所在的一級接收單位提出申請，并由一級接收單位向日本法務省統一申報。一級接收單位申報的引進人員在獲得法務省審批的期限為1年的“在留資格”后，方可進入日本企業研修。

由日本出國勞務法務省根據《入國法》等制定的《研修生、技能生入國、在留管理方針》（簡稱《方針》）是日本政府用以規范日本企業研修生市場的基本政策。為了使接收企業、派遣單位和研修人員嚴格遵守《方針》中的各項規范，避免大量研修生的涌入而可能出現的諸多社會問題，日本政府的主管部門-入國管理局（簡稱入管局）對各種可能觸犯《方針》準則的違規行為做出了明確規定，并把這些違規行為定性為“不正當行為”。

日本出國勞務各級入管局對于“不正當行為”的查處嚴格，其處罰措施也嚴厲。與其他國家對企業實施行政處罰所不同的是，日本入國管理當局一旦查獲某企業存在“不正當行為”，不僅要對當事企業進行嚴厲處罰，同時還要嚴肅追究其一級接收單位的監管責任，從而造成一家企業違規，其一級接收單位也會遭到重罰的嚴重后果；另外，日本入國管理當局的行政處罰手段不僅僅是罰款或停業整頓等，更為嚴厲的常見手段是，被追究責任的一級接收團體在若干年內將不得從事接收研修生的業務（已與該接收團體簽訂合同但尚未入境的研修生也將因此而無法獲得入境簽證），并停止為該接收團體中全體研修人員辦理“在留資格變更申請”和“在留期更新申請”。

停止為研修人員辦理“在留資格變更申請”和“在留期更新申請”，不僅會使日本企業受到打擊，同時也將使研修人員和經營公司蒙受損失。在日本研修制度中，研修生在1年研修期滿后，若能通過日方的技能考試，將從研修生轉為技能生，日方將這一制度稱之為“在留資格變更”；日方研修制度還規定，技能生的研修期限原則上為2年，長不得超過3年，并執行每半年一簽的簽證續簽制度，日方將這一簽證續簽制度稱之為“在留期更新”。因此，日本出國勞務如做出停止為研修人員辦理“在留資格變更”申請或“在留期更新”申請的決定，就意味著研修生將因無法獲得“在留資格變更”或“在留期更新”而被迫提前回國。